CDD : Office manager chez Creative Spirit

Publiée le 17.08.2016



Creative Spirit est une agence de communication événementielle et digitale basée à Paris, Cannes et Barcelone.
Le poste à pourvoir est à Paris.

www.creativespirit.eu

Missions

Organisation Générale

- Gestion des services généraux : commandes fournitures et réapprovisionnement
- Organisation des réunions d’équipe et réalisation des comptes-rendus
- Communication interne : diffusion des informations du siège et de la direction auprès des collaborateurs
- Réalisation du planning agence
- Responsable du parc informatique de l’agence en lien avec l’IT manager
- Organisation d’événements internes
- Assurer la bonne tenue de l’agence
- Gestion du stock de matériel pour les événements et des archives de l’agence


Gestion administrative

- Accueil physique et téléphonique des clients et prestataires
- Traitement du courrier entrant et sortant
- Suivi et gestion du référencement des prestataires
- Gestion d’une base interne de données lieux et prestataires
- Gestion administrative des déplacements des collaborateurs

Gestion Financière

- Gestion des dépenses de l’agence
- Saisie des frais dans la base interne
- Vérification, classement et archivage des factures
- Transmission des factures et autres documents administratifs au siège

Ressources Humaines

- Participation au processus de recrutement des nouveaux collaborateurs et stagiaires
- Accueil des nouveaux arrivants : mise à disposition du matériel, gestion des contrats et des conventions de stages établissement des documents de prévoyance et de mutuelle, suivi des visites médicales
- Gestion du personnel : gestion des fiches de paie, élaboration du planning des congés, suivi des arrêts maladie, tenue du registre du personnel

Profil

Compétences requises

- Maîtrise de l’outil informatique : Pack Office 2016
- Expérience requise sur un poste similaire
- Connaissances administratives, comptables et RH
- Avoir une aisance relationnelle et une bonne maîtrise rédactionnelle
- Avoir le goût du travail en équipe
- Polyvalence, grande disponibilité, dynamisme et bonne humeur requis
- Pratique de l’anglais

Définition poste

L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement de l’agence, de sa coordination et de sa supervision. Il gère diverses tâches administratives et comptables, prend en charge les services généraux et la gestion du personnel en lien direct avec le siège social.
Sous la direction du responsable d’agence, il assure l’organisation de la vie du bureau et le bien-être des collaborateurs.

Expertise

Administratif – Comptable – RH – Services généraux


Contrat : CDD

Salaire : En fonction du profil

Durée : Indeterminée

Date de début : Dès que possible.

Adresse : 82 rue de Charenton, 75012 Paris


Postuler

Coralie Hellal
coralie@creativespirit.eu