CDI : Assistant de gestion chez Zorba Group

Publiée le 05.10.2018



Depuis plus de 10 ans, ZORBA accompagne les marques pour faire de leurs histoires les plus belles histoires. Nos agences à Paris et à Shanghai écrivent, créent et produisent des contenus transmedia fondés sur la narration et la force émotionnelle des histoires.
Chacune de nos expériences est conçue pour toucher toutes les audiences - marques, consommateurs, internautes, spectateurs - quelles que soient leurs attentes, en France et à l’international.

Missions

Nous recherchons à Paris un(e) Secrétaire Polyvalent(e) en CDI à temps plein.

Vous êtes placé(e) sous la responsabilité de la Responsable administrative et financière, vous serez en charge de l’accueil, des services généraux, et du support administratif. Premier contact de l’agence avec nos partenaires extérieurs (prospects, clients, prestataires, …), vous êtes l’ambassadeur(rice) des valeurs de Zorba. En interne, vous incarnez un contact privilégié pour les demandes du quotidien des collaborateurs et participez ainsi pleinement à la qualité de la vie de l’agence.

Concernant l’accueil et l’organisation de la vie interne, vous serez notamment en charge de :

• L'accueil physique et téléphonique de nos partenaires (clients, prestataires, intermittents, etc.)
• La réception et l’envoi / affranchissement des courriers et des colis, la gestion des emails entrants
• La gestion des badges d'accès (remise et programmation des badges, suivi des restitutions)
• La tenue et la mise à jour des listings de contacts (téléphone/adresse etc..) internes et externes
• La gestion des réservations (taxi, restaurants, coursiers, salles de réunion, …) et l’organisation des déplacements (billets d’avion et de train, hôtels, visas) en direct avec notre agence de voyage
• L’organisation des évènements internes (petit déjeuners, soirées, séminaires, etc…)

Concernant les services généraux, vous serez notamment en charge de :

• La gestion et l’optimisation des approvisionnements en fournitures de bureau, fournitures pour la cafétéria et fournitures diverses
• Le suivi des contrats fournisseurs : nettoyage des locaux, maintenance du matériel informatique et climatisation, sécurité, Internet et téléphone, machine d’affranchissement, télécopieurs, … et la recherche de nouveaux fournisseurs (appels d’offres, négociation des conditions, suivi de la mise en place) en lien avec le Responsable technique
• La gestion du bon état de fonctionnement des installations et équipements communs (photocopieuses, machines à café, sanitaires, portes d’accès, électricité, alarme, équipement téléphonique et visio conférence et Internet) et le recours aux prestataires nécessaires en cas de besoin de réparation (devis, négociation, suivi de l’intervention et des travaux)
• La gestion des espaces communs (cafétéria, salles de réunion, espaces de travail), assurer la bonne utilisation et le bon état des espaces communs, faire appliquer les règles de vie





Concernant le support administratif et financier, vous serez notamment en charge de :

- Appui de la Responsable Administrative concernant la gestion des règlements fournisseurs, la trésorerie..
- Préparation des éléments de paye des salariés permanents, en collaboration avec notre cabinet d’expert-comptable/paye
- Centralisation des evp intermittents avec le pôle production
- La réception, le contrôle et la saisie des bons de commande, des notes de frais, des demandes de dépenses, des factures, des notes de droits d’auteurs, justificatifs CB et caisse)
- Le classement des documents et la gestion des archives
- La centralisation et le contrôle des demandes d’absence (congés, autres), la mise à jour du planning de l’agence et l’alimentation mensuelle de la paie avec ces informations
- La gestion administrative des nouveaux arrivants et des départs : collecte des documents obligatoires, remise ou restitution de l’équipement informatique et bureautique, DUE, organisation visite médicale … en lien avec le Responsable Administrative et Financier

Ces missions peuvent être amenées à évoluer au fil du temps et selon profil du candidat.

Profil

Compétences requises :

• Organisation et rigueur : vous apportez une grande attention aux détails
• Aisance relationnelle : vous avez un très bon sens du relationnel et appréciez les échanges humains
• Prise d’initiative et autonomie : vous avez de l’assurance, vous savez faire preuve d’autonomie, et de débrouillardise

Vous maitrisez les logiciels du Pack Office et, de manière générale, vous êtes à l’aise avec les outils informatiques.

Formation et expérience :

• Formation BAC à BAC +2, profil assistant de direction / secrétariat
• Expérience minimum de 2 ans dans le même type de fonction
• Niveau d’anglais opérationnel (réception d’appels, mails)


Contrat : CDI

Salaire : SMIC + selon expérience et profil

Durée : cdi

Date de début : Dès que possible.

Adresse : 23 rue des jeûneurs, 75002 Paris




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